5 cách sử dụng thời gian thông minh và hiệu quả

(Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian) – Theo như mình nghĩ bất kể vị trí, ngành nghề hay cấp bậc của bạn là gì, sử dụng thời gian một cách thông minh sẽ giúp bạn không phải được làm ít việc hơn mà là có những giờ làm việc hiệu quả hơn.

Thời gian như ngắn lại, trong lúc danh sách những việc cần làm cứ dài ra, và bạn có cảm giác, có thể sẽ tới lúc phải đem cả bàn chải đánh răng và dép đi trong nhà vào phòng làm việc, nếu không sẽ chẳng thể hoàn thành công việc.

Bất kể vị trí, ngành nghề hay cấp bậc của bạn là gì, sử dụng thời gian một cách thông minh sẽ giúp bạn không phải được làm ít việc hơn mà là có những giờ làm việc hiệu quả hơn.

Sử dụng thời gian một cách thông minh sẽ giúp bạn có những giờ làm việc hiệu quả. Không khó để thực hiện những điều sau:

Chỉ tập trung vào việc đang làm

Dù vì lý do gì, làm quá nhiều việc cùng một lúc có thể gây suy giảm chất lượng công việc và kéo dài thời điểm kết thúc. Hãy nghĩ về chuyện thời gian đang thực sự được dùng như thế nào, chứ không phải nghĩ về những việc mà bạn đang làm.

Tác giả Morgenstern đề xuất nên có một cuốn nhật ký thời gian, hoặc sử dụng phần mềm quản lý thời gian (như Eternity Time Log chẳng hạn). Cách này giúp người dùng nhìn ra những hạng mục trách nhiệm và khoảng thời gian phải dành cho chúng.

Chỉ có từ 3 – 5 việc trong danh sách cần làm

Một trong những sai lầm lớn nhất nhiều người mắc phải là đặt gần như mọi thứ – từ lớn đến nhỏ, từ thiết yếu đến vụn vặt – lên danh sách việc cần làm.

Laura Vanderkam, tác giả cuốn sách “168 giờ: Bạn có nhiều thời gian hơn bạn nghĩ”, cho rằng, cách giải quyết là hãy tìm ra những gì thực sự cần để ghi lên danh sách – không nhiều hơn 3 – 5 việc dứt khoát phải làm, và tống khứ những điều còn lại.

Morgenstern nói: “Với nhiều người, ngay cả dân thành thạo công nghệ, một danh sách trên giấy – thậm chí nếu được soạn trên máy tính và in ra – vẫn rất hữu dụng. Bạn có thể ngó vào đó mà không cần trở lại với màn hình máy tính, cái vốn là cánh cổng dẫn tới vô số những sự gây phân tán trên internet”.

Khai thác công dụng của đồng hồ báo thức

Đừng coi thường sức mạnh của một trong những chức năng đơn giản nhất trên chiếc điện thoại thông minh của bạn – báo thức. Tác giả Morgenstern cho rằng, ý thức về thời gian có thể giúp bạn sống có mục tiêu và vượt qua mọi hành xử nhược điểm của cá nhân, từ việc dễ dàng bị phân tâm tới việc không biết khi nào nên hoàn thành nhiệm vụ.

Morgenstern nói: “Nếu bạn là người cầu toàn, bạn có thể nói, “Tôi sẽ dành 90 phút cho việc này, không hơn” và hẹn giờ trên đồng hồ báo thức, nó sẽ giúp bạn vượt qua tính cầu toàn của mình. Bạn có thể nói, “tôi sẽ làm việc hai giờ rồi mới check mail”.

Ứng xử với email và lên kế hoạch công việc

“Email đưa tới rất nhiều việc phải làm và rất nhiều phân tán”, Morgenstern nói. Tác giả này cũng khuyến nghị nên loại nó khỏi thời gian lúc mới thức dậy và trong giờ đầu tiên của ngày làm việc.

“Đó là công cụ gây trì hoãn tiện dụng nhất thế giới. Nhưng đó là cái bạn có thể kiểm soát. Bạn không thể có được tâm thế chủ động nếu bạn bắt đầu một ngày theo kiểu ứng phó”.

Hãy dành thời gian lúc cuối ngày hôm nay để lên kế hoạch cho ngày mai và cho hai ngày sau đó. Nó không chỉ giúp bạn đi đúng hướng suốt ngày, mà bạn còn hiểu rõ hơn về khối lượng công việc của mình, sẵn sàng đối diện với thách thức nảy sinh hoặc tập trung vào những gì đã lên danh sách.

Không chỉ chuẩn bị cho những việc cần làm trong ngày, bạn hãy cam kết thời điểm hoàn thành chúng.

Phân cấp các lựa chọn

Nếu bạn đã quyết định sẽ rời công sở vào một thời điểm nhất định, và một nhiệm vụ cuối ngày phát sinh, đòi hỏi bạn phải giải quyết nhưng nó không phải là vấn đề sống còn của công ty, bạn cần đánh giá và giải quyết nó trong khoảng thời gian còn lại của mình, không nhất thiết phải ở lại ở buổi tối tại công sở.

Theo đề nghị của tác giả Vanderkam, bạn nên tự hỏi mình, “Nếu tôi nhất thiết phải rời đi lúc 5 giờ chiều, tôi cần phải làm những gì trước lúc ấy?”.

Mọi người đều muốn được ghi nhận vì những đóng góp ngoài giờ. Nhưng học cách xác định lúc nào là thời gian thực sự cần thiết cũng rất quan trọng. Bởi vì…

Bất kể những ưu tiên giữa cuộc sống và công việc của bạn thế nào, có một điểm gần như ai cũng đồng thuận: Những người sáng tạo và hiệu quả nhất trong nghề nghiệp của họ đều rất chú trọng thời gian ở bên ngoài công sở.

“Nếu bạn không dành thời gian nghỉ ngơi theo cách thực sự làm tươi mới và tái tạo năng lượng cho mình, bạn không cách nào có được những lựa chọn đúng đắn và hiệu quả trong công việc”, Morgenstern nói.

“Công việc luôn phình nở để lấp đầy không gian có thể”, Vanderkam nói, “vì thế hãy ứng xử với thời điểm cuối ngày như một vấn đề rất quan trọng. Những người làm việc hiệu quả nhất tôi biết luôn có một lý do để họ muốn ra về lúc 5 giờ chiều”.