7 ‘bí kíp’ cần nhớ để làm việc thông minh hơn
Không thể chỉ làm việc chăm chỉ để đạt được những mục tiêu quan trọng nhất mà bạn đặt ra cho bản thân và tổ chức của mình. Thứ bạn cần là cách làm việc thông minh.
Một quan niệm sai lầm khá phổ biến là một người làm việc càng chăm chỉ thì sẽ càng dành được nhiều thành công. Không thể chỉ làm việc chăm chỉ để đạt được những mục tiêu quan trọng nhất mà bạn đặt ra cho bản thân và tổ chức của mình. Thứ bạn cần là cách làm việc thông minh.
Như bậc thầy quản lý Peter Drucker từng nói : “Tính hiệu quả là làm việc đúng hướng. Sự hiệu quả là làm đúng việc”. Sau đây là 7 cách để làm việc thông minh hơn và từ đó sẽ thành công hơn bất kể công việc của bạn là gì.
1. Tạo thói quen sử dụng tốt nhất thời gian của bạn
Hãy lên lịch thực hiện những công việc vụn vặt, những buổi họp hành và gặp gỡ hợp lý để bạn không phải rời khỏi văn phòng nhiều lần trong một ngày. Kết hợp thêm bữa trưa của bạn trong khoảng thời gian này, và có thể “kiểm kê” chính xác bao nhiêu thời gian bạn đang sử dụng cho mỗi công việc mỗi ngày.
2. Lập danh sách việc cần làm theo ngày, tuần và tháng
Hãy nhấn mạnh các việc quan trọng nhất mà cần thực hiện mỗi tháng và sau đó lên lịch các nhiệm vụ cần làm để hoàn thành chúng theo những tuần, những ngày cụ thể trong danh sách của bạn. Đây là phương pháp hiệu quả nhất để đảm bảo rằng một dự án lớn sẽ không bị bỏ qua và thời gian của bạn đang được sử dụng có hiệu quả nhất.
3. Tìm ra điều gì phải hoàn thành chỉ bởi bạn và phần còn lại từ nguồn lực bên ngoài
Đừng để bản thân bạn bị kéo lại khỏi các công việc quan trọng bởi sự bận rộn. Đầu tiên hãy nhìn vào đội ngũ của bạn, liêu có ai khác trong nhóm có thể san sẻ bớt những công việc trên tay bạn? Nếu không, có rất nhiều trang web hữu ích như Fiverr hay Fancy Hands, với phí dịch vụ khá rẻ để giải quyết những công việc đơn điệu hàng ngày của bạn.
4. Tìm những người giỏi công việc bạn không thành thạo và thuê họ
Bạn có đang xử lý một dự án mà cần thời việc viết lách nhưng bạn thực sự ghét điều này? Hãy thuê một ai đó yêu viết lách và chịu trách nhiệm với việc này. Điều này đáng đồng tiền để trút bỏ gánh nặng khỏi đôi vai bạn. Hãy tận dụng những thế mạnh của mình và thuê người khác bổ sung vào điểm yếu của bạn.
5. Thiết lập thời hạn và tự thưởng cho bản thân khi bạn đạt được nó
Việc lên một thời hạn và chìa khóa then chốt để đạt được những mục tiêu của bạn. Hãy lên hạn chót sớm hơn một vài ngày trước thời hạn thực sự của bạn để đảm báo rằng bạn đã hoàn thành mọi thứ đúng hạn, đồng thời điều này sẽ đem lại cho bản thân khoảng thời gian thư giãn hít thở. Việc đạt được những mục tiêu sớm đem lại cho đầu óc bạn khoảng trống để bắt đầu lên kế hoạch dự án gì sẽ làm tiếp theo, giữ bạn luôn dẫn đầu cuộc chơi thay vì luôn bị trễ lại phía sau.
6. Giữ môi trường làm việc không bị phân tán
Hãy tránh xa các trình duyệt Internet (nếu công việc của bạn không cần đến), chơi smartphone, thực hiện những cuộc gọi cá nhân hay chạy theo các công việc vụn vặt trong suốt ngày làm việc hay cho phép người khác làm phiền tới trên con đường đạt được mục tiêu của bạn. Nếu bạn phát triển thói quen giữ công việc tại nơi làm việc và chuyện cá nhân tại nhà, bạn sẽ dễ hoàn thành những thứ cần làm trong ngày. Và nó sẽ khiến thời gian của bạn tại nhà cũng thư thả và thú vị hơn.
7. Giữ những e-mail ngắn gọn và có trọng điểm
Bạn không cần phải gửi một đoạn văn khi một câu cũng có thể làm điều đó. Nó không chỉ khiến lãng phí thời gian của bạn và người nhận mà mọi người thường có xu hướng trả lời nhanh hơn với những email đi thẳng vào vấn đề và ngắn gọn. Nhưng nhớ một điều, luôn luôn tỏ ra lịch sự và nhã nhặn.