Thủ thuật tổ chức làm việc nhanh hơn cả tên lửa
Tuy nhiên thậm chí khi bạn có một danh sách việc được tổ chức tốt nhất cũng có thể vướng vào tình trạng quá tải nếu không biết mình bắt đầu từ đâu.
Lập danh sách việc cần làm là một trong những thói quen hiệu quả trong quá trình làm việc. Tuy nhiên thậm chí khi bạn có một danh sách việc được tổ chức tốt nhất cũng có thể vướng vào tình trạng quá tải nếu không biết mình bắt đầu từ đâu.
Điều bạn đơn giản bạn cần làm là ưu tiên hóa những nhiệm vụ đã được đặt ra. Edward G. Brown, tác giá cuốn sách The Time Bandit Solution: Recovering Stolen Time You Never Knew You Had chia sẻ một giải pháp đơn giản chính là phân vùng ưu tiên với các công việc. Tất cả những gì bạn cần làm là phân loại mức độ quan trọng theo thứ: Cấp bách, thương lượng được và nhỏ nhặt.
Yếu tố cốt lõi của quá trình quyết định này dựa trên nguyên tắc kinh điển 80/20: Bạn nên tập trung 80% thời gian của bạn vào 20% công việc mang về nhiều lợi nhuận nhất. Không phải mọi thứ chúng ta thực hiện đều quan trọng như nhau, đừng để cảm giác này tác động tới việc bạn phải hoàn thành danh sách của bạn, hãy làm việc một cách hiệu quả.
Brown đề xuất phân loại công việc bằng bảng tính quan trọng và từ đó dẫn tới mức độ cấp thiết trong thực hiện. Cách sắp xếp này sẽ giúp bạn nhanh chóng nhận ra những danh sách ngắn công việc quan trọng của mình. Bảng phân loại này gồm 4 ô, chiều dọc tính theo mức độ quan trọng đối với người khác, chiều ngang là mức độ quan trọng của bạn. Mỗi chiều hãy phân chia công việc thành 2 mức độ: Vô cùng quan trọng và có phần quan trọng.
Những công việc vô cùng quan trọng với bạn và với người khác được xếp vào ô A1, đây là nhiệm vụ cấp thiết cần thực hiện. Đối với những nhiệm vụ tai ô A2, B1 bạn có thể thương lượng và cân nhắc lại mức độ ưu tiên. Với những công việc tại ô B2 bạn có thể làm sau khi hoàn thành những công việc cấp bách cũng như không cần quá tập trung thời gian vào nó.
Brown nhấn mạnh: “Bạn cần phải học cách ưu tiên hóa và tự thừa nhận những điều có thể bạn đã biết: Điều gì là cấp bách bạn không thể sống thiếu nó, điều gì quan trọng bạn phải giải quyết nhưng không phải tổn thất đến những điều cấp bách”.
Một khi bạn đã hoàn thành những công việc A1, hãy tiếp tục với A2 và B1. Bạn có thể cần điều chỉnh những công việc trong vùng vô cùng quan trọng để phù hợp hơn với các thời hạn, Brown tiết lộ thêm.
Đây là việc bạn đang tự đào tạo bản thân để giành quyền kiểm soát tình huống xuyên suốt thời gian của bạn dựa trên việc hiểu lúc nào điều gì là thực sự không cấp bách.
Mặc dù điều này dường như hơi ích kỷ khi không giúp đỡ người khác ngay khi họ đề nghị, tuy nhiên trong dài hạn bạn sẽ tiết kiệm được thời gian của bản thân và giảm bớt căng thẳng bởi đã việc hoàn thành những nhiệm vụ cấp thiết của bạn trước.
Thảo Nguyên
Theo Trí Thức Trẻ/Business Insider