Kỹ năng giao tiếp nơi công sở kém thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa bạn và các đồng nghiệp. Chắc chắn, thất bại trong giao tiếp nơi công sở không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ (chúng ta đều là người VN cả mà!). Vấn đề nằm ở sự tin tưởng và sự tôn trọng lẫn nhau.
Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp nơi công sở, dựa trên niềm tin và sự tôn trọng:
“Nội Dung” chứ không phải “Người Nói”
Chúng ta thường bị tác động bởi định kiến đã có về người nói trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó đưa ra. Nếu bạn đã suy nghĩ tiêu cực về đồng nghiệp thì rõ ràng bạn sẽ không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ.
Bên cạnh cảm xúc cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua ngôn ngữ cơ thể, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng “quan trọng là họ NÓI GÌ chứ không phải họ LÀ AI“!
“Tại Sao” chứ không chỉ là “Cái Gì”?
Một khi đã nắm được nội dung của cuộc nói chuyện, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông báo kể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ đến 9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn sẽ có suy nghĩ tiêu cực, phản kháng và cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi “tại sao” bạn sẽ hiểu thêm về mục đích và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như vậy sẽ giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ có bị kẹt xe thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ.
Hiểu rõ Quan Điểm rồi mới Đánh Giá
Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe.
Giao tiếp gián tiếp nếu cần
Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp tốt hơn.
Nội dung đơn giản và dễ hiểu
Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại dẫn đến khó đạt được hiệu quả giao tiếp.
Sẵn sàng tiếp nhận phản hồi
Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm.
Lưu ý cấp bậc trong giao tiếp
Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.
Theo kynanggiaotiep.net
