Kỹ năng trình bày là một trong những điều không thể thiếu giúp bạn thăng tiến trong nghề nghiệp. Nó giúp mọi người hiểu rõ những ý tưởng, những phương pháp và cách tư duy của bạn trong công việc và cả trong cuộc sống.
Tuy nhiên, có rất nhiều người trong chúng ta vẫn thường xuyên tạo ra những slide trình bày bài thuyết trình quá phức tạp hoặc đơn giản đến nhàm chán. Điều này khiến mục tiêu truyền đạt ý tưởng đến người nghe chắc chắn thất bại hoàn toàn.
5 kỹ năng đơn giản và hiệu quả do Havard Business Review giới thiệu sau đây sẽ giúp bạn biết được cách làm slide thuyết trình hấp dẫn và dễ nhớ:
1. Sử dụng tính năng Slide Master để tạo một mẫu thiết kế đơn giản và có sự thống nhất. Bạn có thể thay đổi nội dung slide trình chiếu (nghĩa là cột văn bản, danh sách liệt kê, văn bản và hình ảnh), nhưng hãy thống nhất những yếu tố khác như màu chữ, kiểu chữ và hình nền.
2. Đơn giản hoá và giới hạn số lượng từ trong mỗi slide. Khi làm slide, hãy ghi nhớ tới công thức 6×6 (nghĩa là 6 chữ trong 1 hàng và 6 hàng trong 1 slide). Hãy sử dụng các cụm từ chính và chỉ đưa vào những thông tin quan trọng cho cụm từ đó.
3. Giới hạn dấu câu và tránh viết hoa toàn bộ chữ trên slide. Để khoản trống trên slide sẽ giúp khán giả bên dưới dễ đọc hơn.
4. Sử dụng sự tương phản màu sắc giữa chữ và font nền. Sử dụng Chữ tối màu và nên sáng màu là tốt nhất. Hình nền quá rắc rối sẽ khiến cho chữ khó đọc.
5. Tránh sử dụng những hiệu ứng sặc sở như kiểu chữ bay vào slide. Những hiệu ứng kiểu ngày tưởng chừng như sẽ gây ấn tượng mạnh nhưng thực chất chúng sẽ khiến người nghe bị sao nhãng.
6. Tránh lạm dụng những hiệu ứng đặc biệt như animation hay âm thanh sẽ khiến cho bài thuyết trình của bạn thiếu chuyên nghiệp hơn và có thể ảnh hưởng xấu đến uy tín của bạn.
7. Sử dụng hình ảnh có chất lượng cao để nhấn mạnh và bổ trợ cho thông điệp mà bạn muốn gửi tới người nghe. Hãy đảm bảo rằng các hình ảnh này vẫn giữ được sức ảnh hưởng và độ phân giải cao khi trình chiếu trên màn ảnh rộng.
8. Nếu cần phải sử dụng hiệu ứng, hãy để cho nội dung xuất hiện trên màn hình một cách thông nhất và đơn giản nhất, từ trên xuống hoặc từ bên trái là tốt nhất. Chỉ dùng hiệu ứng khi cần làm rõ những quan điểm bởi chúng sẽ làm chậm bài thuyết trình của bạn.
9. Nên giới hạn số lượng slide. Những thuyết trình gia mà chỉ chăm chăm “lật” sang nhũng slide tiếp theo chắc chắn sẽ mất đi khán giả. Tốt nhất là chiếu mỗi slide trong vòng 1 phút.
10. Học cách di chuyển linh động giữa các slide. PowerPoint cho phép người thuyết trình nhảy cóc đến hoặc quay lại mà không cần phải trình chiếu mỗi slide trong 1 phút.
11. Hãy biết làm thế nào để di chuyển tới và quay lại slide trong bài thuyết trình. Hãy đảm bảo rằng slide của bạn dễ đọc cho dù cho khán giả ngồi ở hàng cuối cùng. Chữ và biểu đồ cần phải đủ lớn nhưng đừng quá to nếu không sẽ làm cho khán giả “giật mình”.
12. Phải có kế hoạch B phòng trường hợp gặp khó khăn về mặt kỹ thuật. Nhưng hãy nhớ rằng tài liệu phát tay cho khán giả sẽ không thể hiện hết được hiệu ứng trình chiếu.
13. Tập luyện với người khác. Nếu người này chưa từng nhìn qua bài thuyết trình của bạn thì càng tốt. Hãy đề nghị họ nhận xét thẳng thắng về màu sắc, nội dung và bất kỳ hiệu ứng hay hình ảnh mà bạn đã đưa vào bài thuyết trình.
14. Đừng chỉ chăm chú nhìn nội dung slide mà đọc. Nội dung trong slide là dành cho khán giả, không phải dành cho người thuyết trình.
15. Đừng nói nhiều về bài slide của bạn. Vì rất nhiều người thuyết trình mà mặt chỉ chăm chăm hướng vào màn hình trình chiếu thay vì hướng vào khán giả bên dưới.
16. Đừng cảm thấy có lỗi vì bất kỳ điều gì trong slide của bạn. Nếu bạn nghĩ là nó khó đọc thì đừng sử dụng nó.
17. Nếu có thể, hãy chạy slide trình chiếu từ ổ đĩa cứng thay vì chiếu từ ổ đĩa mềm. Việc chạy từ ổ đĩa mềm có thể làm chậm bài thuyết trình của bạn.
Mong rằng thông qua bài viết hướng dẫn cách làm slide thuyết trình trên bạn sẽ thành công trong buổi thuyết trình. Làm 1 slide thuyết trình không hề khó, tuy nhiên làm được 1 slide để thuyết trình thành công lại không hề đơn giản. 1 slide chuyên nghiệp khi bạn thuyết trình sẽ thể hiện 1 phần “đẳng cấp”trình độ và sự chuyên nghiệp của bạn, sự chu đáo và cẩn thận với vấn đề bạn đang trình bày. Hy vọng các bạn đọc kỹ và hiểu được những bí quyết trên để có một bài thuyết trình ấn tượng, sâu lắng và thành công nhất.
KHOÁ HỌC: Kỹ năng thuyết trình trước đám đông