Theo mức độ quan trọng: “Việc lớn” là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn “việc nhỏ” thì ngược lại. Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều này, chýư đýưc tính cho lần thứ nhất.
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1.1 Phân loại công việc
Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại:
Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50 %.
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay.
Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng…
Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp…
Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.
Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc quan trọng và khẩn cấp.
Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song.
Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:
Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng.
Đi uống bia với bạn bè
Mua một bộ veste mới
Đổi điện thoại di động…
Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không quan trọng.
1.3 Lưu đồ thời gianTrên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp.
Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên và công việc D làm cuối cùng.
2. Sắp xếp hồ sơ:
BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA?
Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa?
Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.
2.1 Quản lý hồ sơ giấy
Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sõ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.
Danh mục hồ sõ của mỗi NV và danh mục hồ sõ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy.
Khi NV lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.
Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục.
2.2 Quản lý hồ sõ máy, CD…
Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.
Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.
Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:
MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY
MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ
Ban tìm mua trên các cửa hàng CD
3. Sắp xếp nơi làm việc
Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất cho người sử dụng:
4. Quản lý thông tin
4.1 Phân loại thông tin:
4.2 Bằng chứng thông tin
Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức.
4.3 Lưu đồ thông tin:
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
4.5 Sổ giải quyết công việc
Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:
4.6 Lập kế hoạch công việc
