Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn.
1. Người gửi
Để có kỹ năng giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thông điệp.
Bạn phải biết được đối tượng tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai. Hơn nữa, việc hiểu được đối tượng tiếp nhận là ai sẽ giúp bạn chọn cho mình hình thức và nội dung trao đổi phù hợp.
2. Thông điệp
Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn.
Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động.
3. Kênh truyền đạt thông điệp
Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh: nói trực tiếp, gọi điện thoại, chat qua video, viết thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.
Có hai kênh chính: Kênh giao tiếp chính thức và kênh giao tiếp không chính thức
*Kênh giao tiếp chính thức:
– Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, …
– Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, …
– Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo,…
*Kênh giao tiếp không chính thức:
Chức năng của kênh giao tiếp không chính thức:
– Xác nhận thông tin;
– Mở rộng thông tin
– Lan truyền thông tin
– Phủ nhận thông tin
– Bổ sung thông tin
4. Người nhận thông điệp
Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi. Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó. Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách hợp lý.
5. Những phản hồi
Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông điệp của bạn. Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác nội dung thông điệp của bạn hay không.
6. Bối cảnh
Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh.
Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế,…)
