Trong quá trình làm việc, bạn có thể được yêu cầu thực hiện những buổi thuyết trình trước các đồng nghiệp của mình. Bản thân việc trình bày trước những bạn đồng nghiệp đã là một nhiệm vụ khó khăn. Nó sẽ càng trở nên khó khăn hơn khi mục hỏi-đáp được yêu cầu cho bài thuyết trình của bạn.
Mục hỏi-đáp là một cách hay để kiểm tra lại những thông điệp và củng cố những điểm mấu chốt bạn muốn người nghe tiếp nhận được. Việc giữ được sự bình tĩnh và tích cực trong suốt buổi thuyết trình đóng một vai trò rất quan trọng. Sau đây là những điều bạn nên chuẩn bị cho buổi thuyết trình tiếp theo của mình:
● Hãy biểu lộ sự quan tâm chân thành – khi một người đặt câu hỏi cho bạn, hãy bày tỏ sự quan tâm và thiện chí muốn hiểu rõ câu hỏi bằng cách lắng nghe và hỏi lại. Nếu một người nào đó đặt câu hỏi cho bạn với một thái độ tiêu cực, việc thể hiện sự quan tâm có thể giúp hạn chế bớt sự tiêu cực.
● Câu giờ – khi gặp những câu hỏi khó, đa số mọi người không thể trả lời ngay được. Hãy câu giờ bằng cách lặp lại câu hỏi theo cách hiểu của mình. Bạn cũng có thể hỏi lại để chắc rằng mình hiểu đúng câu hỏi. Những kỹ thuật này cho phép bạn sắp xếp ý nghĩ của mình một cách nhanh chóng, cũng như đảm bảo rằng bạn sẽ trả lời đúng câu hỏi.
● Thể hiện sự bất đồng một cách khôn khéo – thừa nhận quan điểm của người đặt câu hỏi bằng cách nhắc lại câu hỏi, và bày tỏ sự tôn trọng bằng lối nói tránh đi để giới thiệu những điều bạn cho là tốt nhất. Một ví dụ cho lối nói tránh này là: bạn hãy trả lời rằng “Tôi đã nghe những gì bạn trình bày” (dừng lại đôi phút), sau đó hãy nói, “Chúng ta thử hiểu theo cách này xem”. Hãy nhớ đưa ra những dẫn chứng để củng cố cho quan điểm của bạn.
● Đề nghị một cuộc gặp riêng – một buổi gặp mặt riêng với nhau có thể giúp làm hạn chế bớt sự căng thẳng khi nói chuyện trước đám đông các bạn đồng nghiệp. Một buổi gặp mặt trực tiếp sẽ hiệu quả hơn vì bạn nhận được ngay những phản hồi và có thêm thời gian để thảo luận những ý tưởng với tâm lý thoải mái hơn.