Không ít lần bạn rời khỏi phòng họp trong tâm trạng ấm ức vì chưa kịp trình bày ý kiến, hay chưa hài lòng về thái độ mình đã thể hiện. Hãy dành sự tập trung để bắt đầu chuẩn bị cho kế hoạch thay đổi tình thế cho cuộc họp tiếp theo.
Làm sao để tự tin phát biểu trong các cuộc họp? Làm cách nào để trình bày ý kiến đúng cách thu hút sự tham gia góp ý thảo luận của mọi người?… Những câu hỏi chưa phải là khó trả lời nếu có những gợi ý sau:
Chuẩn bị trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn cần phải hoàn toàn hiểu rõ và nắm được toàn bộ những vấn đề sắp đem ra bàn luận. Nếu bạn là người hay e thẹn hoặc không quen nói chuyện trước đám đông có thể viết ra những giấy những điều cần góp ý trước khi bước chân vào phòng họp
Xem trước nội dung cuộc họp. Xem trước nội dung và các tài liệu tham khảo, đừng chờ đến khi ngồi vào bàn mới bắt đầu nghiên cứu giấy tờ. Nếu không, bạn chẳng những sẽ không có thời gian đóng góp ý kiến mà còn để lại hình ảnh thiếu nghiêm túc trong mắt cấp lãnh đạo. Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu người chủ trì cuộc hợp xếp thời gian biểu cho phần trình bày ý kiến của mình để có thêm thời gian chuẩn bị.
Tự đề nghị cuộc họp. Tại sao chỉ có những người quản lý là người đưa ra đề nghị tổ chức các cuộc họp. Bất cứ nhân viên nào cũng có quyền đề nghị các buổi gặp mặt để đánh giá quá trình làm việc hay muốn đóng góp ý tưởng của mình cho những kế hoạch mới. Chủ động đề nghị, bạn sẽ có thêm tự tin và mạnh dạn đưa ra ý kiến trong cuộc họp thậm chí có thể đóng cả vai trò chủ trì.
Tận dụng các phương tiện hỗ trợ minh họa. Nếu bạn không có kinh nghiệm giới thiệu kế hoạch trong cuộc họp thì nhớ đừng bỏ qua tiện ích của những phương tiện hỗ trợ như: bảng, biểu đồ, đèn chiếu… Như thế, bạn sẽ đỡ lúng túng và trình bày những ý tưởng của mình rõ ràng mạch lạc hơn.
Khéo léo cướp “diễn đàn”. Đôi khi chỉ vì lịch sự, chúng ta không dám tranh lời của các đồng nghiệp thích nói dông dài, đành ngao ngán ngồi chờ cho đến cuối giờ. Tại sao chúng ta phải chịu đựng hàng giờ liền để ngồi nghe những ý kiến mang đầy tính huênh hoang và bất tận. Hãy khéo léo cướp lời và tìm cơ hội trình bày quan điểm của mình. Trong hoàn cảnh này, cách cư xử của bạn hoàn toàn không thể xem là một hành động khiếm nhã.
Trình bày lại một lần nữa nếu những ý kiến bạn đưa ra chưa nhận được thông tin phản hồi ngay lập tức. Không khí các cuộc họp nói chung đôi khi hơi thiếu phần sôi động, trong đó nhiều nhân viên thường tham gia cho có mặt.
Chính vì thế, nếu sau khi bạn hoàn tất phần trình bày của mình và mời mọi người góp ý mà vẫn không nhận được sự phản hồi nào bạn càng phải cố gắng khoấy động bầu không khí lên thay vì buông xuôi chấp nhận kết thúc cuộc họp.
Bạn có thể lặp lại phần trình bày của mình một lần nữa, dẫn giải chú thích rõ ràng, hoặc sử dụng những từ ngữ dễ hiểu hơn nhằm giúp mọi người hoàn toàn nắm được ý của bạn để dễ dàng góp ý thảo luận.
Làm tăng giá trị cho các ý kiến của mình. Nếu như mọi người vẫn không đưa ra thông tin phản hồi hoặc tham gia thảo luận về ý tưởng bạn mới đưa ra, lúc này bạn đừng để mình rơi vào cảm giác chán nản hay giận dữ. Bạn vẫn có thể gợi cho các đồng nghiệp quan tâm đến bảng kế hoạch của mình bằng cách cảm ơn sự ủng hộ và tham gia của họ vào cuộc họp.
Nếu bạn muốn ý kiến của mình được đón nhận và lắng nghe thì hãy chuẩn bị và sãn sàng làm để đạt được mục tiêu đề ra. Kết thúc mỗi cuộc hop, hãy tự hỏi mình xem đã hài lòng và đạt được những mục tiêu đã đề ra chưa. Ghi chú lại những đánh giá để chuẩn bị cho cuộc họp kế tiếp.
-ST-