Sự thành công của một nhân viên không chỉ phụ thuộc vào tính chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn và sự siêng năng làm việc mà còn ở các mối quan hệ cá nhân và kỹ năng giao tiếp khéo léo của họ.
Trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt là trong các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các nhân viên với nhau; nghiêm trọng hơn có thể dẫn đến mâu thuẫn giữa sếp và nhân viên.
Theo các kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người vẫn gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng một thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình để trở thành một người giao tiếp thành công và khéo léo.
Chú ý vào “nội dung trao đổi” chứ không phải “người phát ngôn”.
Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó muốn truyền đạt. Nếu bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng nghe thông tin mà họ chia sẻ. Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng “quan trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai”.
Lắng nghe rồi mới đánh giá.
Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe. Chỉ khi bạn hiểu đúng những gì người đối diện muốn truyền đạt thì bạn mới có thể đưa ra những phán xét, đánh giá để đi đến kết luận cuối cùng chính xác nhất, tránh xảy ra mâu thuẫn, đụng độ không cần thiết, làm mất hòa khí và ảnh hưởng đến tiến độ công việc sau này.
“Tại sao” chứ không chỉ là “Cái gì”?
Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Bạn không nên cứ chăm chăm nhìn vào nội dung thông tin và cảm thấy bứt rứt trong người vì cảm thấy không phù hợp, không đem lại lợi ích cho bản thân. Nhưng nếu bạn đặt câu hỏi: “Tại sao lại trao đổi về vấn đề này?” thì bạn sẽ tìm hiểu và biết được nguyên nhân. Và rồi, bạn sẽ đồng cảm và dễ chấp nhận vấn đề đã được trao đổi. Khi đó, bạn sẽ kiểm soát cảm xúc của mình tốt hơn: Bạn sẽ tập trung thời gian làm những việc khác thay vì luôn cảm thấy khó chịu vì một thông tin mới hay một sự thay đổi nào đó mà ảnh hưởng không tốt đến lợi ích bản thân bạn.
Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng được.
Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi để họ có thời gian tìm hiểu kĩ nội dung và bắt kịp những ý mà bạn muốn truyền tải trong buổi trao đổi. Ngoài ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.
Thông tin đơn giản và dễ hiểu.
Điều đó có nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản; dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao tiếp. Hơn nữa, bạn nên hạn chế dùng những từ ngữ địa phương trong khi giao tiếp, sẽ làm người nghe khó hiểu và không hiểu đúng ý của bạn. Hãy dùng những từ ngữ toàn dân, thông dụng trong giao tiếp để đạt được hiệu quả giao tiếp như mong muốn.
Tiếp nhận phản hồi.
Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích người kia phản hồi. Việc phản hồi sẽ giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm bắt được vấn đề đang trao đổi và có hiểu đúng hay không. Từ đó, bạn sẽ kịp thời chỉ ra những thông tin mà người nghe không hiểu đúng và truyền đạt lại ý mình muốn nhắn gửi để tránh việc thực thi sai hoặc hiểu lầm.
Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau.
Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và sự tôn trọng, bạn sẽ trao đổi cởi mở hơn, thẳng thắn và chân thành hơn. Do vậy, cuộc đối thoại giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả vượt ngoài mong đợi. Vấn đề sẽ được trình bày rõ ràng và thông suốt, mọi người sẽ hiểu nhau và có cách kết hợp ăn ý hơn để đi đến mục tiêu chung.
Cấp bậc trong giao tiếp.
Bạn cũng nên lưu ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới, bạn nên giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên của mình xem họ suy nghĩ gì, có thắc mắc gì không và luôn khuyến khích họ có những suy nghĩ chủ quan của riêng cá nhân cùng những ý kiến đóng góp đề xuất. Như thế sẽ tạo được sự gần gũi với nhân viên cấp dưới và họ sẽ luôn làm việc hết mình vì có một người sếp thân thiện, tâm lý như bạn.
