Cách thức quản lý email hiệu quả

Trong thời dại công nghệ thông tin ngày càng phát triển, email được coi là công cụ liên lạc hữu íc trong kinh doanh phổ biến nhất hiện nay. Email cho phép chúng ta kết nối, làm việc với những người khác ở bất cứ nơi đâu, có thể gửi thông điệp hay những tài liệu đến nhiều người cùng một lúc và ngược lại.

Tuy nhiên, một hộp thư email sắp xếp không có trật tự, đầy ắp những email chưa xử lý có thể là nguyên nhân khiến công việc trở nên áp lực và kém hiệu quả. Trong bài ngày hôm nay, TuHocMarketing.com sẽ tiết lộ những cách sử dụng và quản lý email vô cùng đơn giản, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

[ip-shortcode type=”dropcap” size=”medium” style=”2″]1[/ip-shortcode] Xóa các email không cần thiết

Một trong những lí do khiến thời gian một ngày của bạn không đủ để giải quyết những việc cần thiết đó là tốn công đọc những mẩu tin quảng cáo, spam hay thậm chí chỉ là những dòng cảm ơn, lời hứa xác nhận công việc. Điều này khiến cho chất lượng và hiệu suất công việc của bạn bị ảnh hưởng, đồng thời tiêu tốn một khoản thời gian không hề nhỏ trong quỹ thời gian. Chính vì vậy, hãy căn cứ vào tiêu đề để xác định xem đâu là email công việc cần giải quyết, đâu là email rác để xóa khỏi bộ nhớ của mình.

[ip-shortcode type=”dropcap” size=”medium” style=”2″]2[/ip-shortcode] Phân nhóm và gắn nhãn cho email

Việc đầu tiên khi bạn đọc tiêu đề và nội dung email chính là phân nhóm và gắn nhãn (tag) cho email đó. Trong Mailbox là danh sách, Gmail là nhãn, tất cả đều phục vụ cùng một mục đích: tổ chức các thư điện tử một cách có hệ thống. Bạn có thể tạo nhóm cho mỗi dự án hoặc phân bổ email theo nhiệm vụ hoặc thời gian cụ thể sẽ giúp bạn tìm kiếm được thông tin cần thiết một cách nhanh chóng. Bạn cũng có thể đánh dấu mức độ ưu tiên của từng thư mục theo mức độ quan trọng cần xử lý. Như vậy sẽ giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn.

[ip-shortcode type=”dropcap” size=”medium” style=”2″]3[/ip-shortcode] Lên lịch xử lý và sắp xếp email

Việc bạn liên tục ra vào email để xử lý công việc có thể là nguyên nhân khiến chất lượng không được như mong muốn. Bởi lẽ khi bạn bị biết có những email với danh sách công việc dày đặc thì bạn sẽ mất tập trung khi xử lí công việc hiện tại. Trong khi có rất nhiều email quan trọng, đòi hỏi sự tập trung và tốc độ suy nghĩ nhanh. Chính vì vậy, cách tốt nhất là bạn hãy sắp lịch một khoảng thời gian nào đó mỗi ngày để xử lý email. Trong suốt khoảng thời gian đó, không trả lời điện thoại hoặc bất kì hành động ngắt quãng nào cả và chỉ chú tâm vào công việc của mình.

[ip-shortcode type=”dropcap” size=”medium” style=”2″]4[/ip-shortcode] Trả lời email ngắn gọn và súc tích

Với những email không cần dài dòng, bạn có thể tiết kiệm thời gian hiệu quả bằng cách trả lời thẳng vào vấn đề. Điều này phụ thuộc vào kỹ năng biết email của bạn. Còn nếu email nào yêu cầu một lượng thông tin lớn thì tốt nhất bạn nên nhấc điện thoại lên hoặc trực tiếp bàn bạc công việc với đồng nghiệp. Như vậy sẽ tiết kiệm thời gian và cũng nâng cao hiệu quả công việc của bạn.

[ip-shortcode type=”dropcap” size=”medium” style=”2″]5[/ip-shortcode] Hủy bỏ đăng ký nhận email quảng cáo

Một trong những lí do khiến hộp thư của bạn trở nên lộn xộn và khó kiểm soát đó chính là những email quảng cáo hoặc thông tin xã hội. Bạn hoàn toàn có thể hủy bỏ đăng ký nhận mail quảng cáo, như vậy thì bạn sẽ không phải bao giờ đối mặt với tình trạng hộp thư đến đầy ắp thông tin không quan trọng nữa. Một hành động tuy nhỏ nhưng lại giúp ích rất nhiều trong việc quản lý email của bạn.

[ip-shortcode type=”dropcap” size=”medium” style=”2″]6[/ip-shortcode] Tận dụng thời gian rảnh rỗi để xử lý những email không quan trọng

Trong list công việc của bạn, có thể phân chia theo thứ tự ưu tiên cho email. Những công việc khẩn cấp, quan trọng nên được bạn tập trung xử lý. Còn lại, bạn có thể tận dụng vài phút thời gian rảnh rỗi này để xem qua hộp thư. Bạn có thể bắt đầu bằng cách “xử lý” trước những email mà ngay từ tiêu đề có thể biết được không mất nhiều thời gian để xem và trả lời. Như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm một khoảng thời gian không hề nhỏ đâu.

[ip-shortcode type=”dropcap” size=”medium” style=”2″]7[/ip-shortcode] Xử lý công việc trong email theo kế hoạch

Vấn đề tạo nên rắc rối khi người sử dụng email đó chính là đọc những không xử lý hoặc xử lý email không theo thứ tự. Như vậy, họ rất dễ bỏ lỡ công việc hoặc mất thời gian cho những công việc quan trọng. Tốt nhất là bạn nên đọc qua danh sách email, lên kế hoạch xử lý rồi mới bắt tay vào làm. Bắt đầu xử lý từ message trên cùng của hòm thư và chỉ chuyển sang cái thứ 2 sau khi đã hoàn thành xong cái đầu tiên. Email nào không thể xử lý ngay phải ngay lập tức đưa vào hộp “chờ xử lý”. Sau khi xử lý xong email đến, hãy vào hộp chờ xử lý để thiết lập thứ tự ưu tiên những email quan trọng.

Email là một công cụ giao tiếp chuyên nghiệp, giúp bạn xây dựng một kế hoạch giao tiếp điện tử thông minh và hiệu quả. Đừng để email trở thành lí do ngăn cản bước tiến thành công của bạn.

 Theo: Phương Thảo (careerlink)